Mission chargée de la gestion des démarches administratives et comptables liées aux activités de l’asbl

APIS BRUOC SELLA – LA NATURE AU CŒUR DE LA VILLE

Active à Bruxelles depuis plus de 15 ans, Apis Bruoc Sella favorise le redéploiement de la nature en ville pour renforcer les services qu’elle rend à ses habitant·e·s, dans les quartiers, les parcs et jardins, aux abords du bâti,... Et ce afin de garantir une ville saine et conviviale pour tous, qui utilise sobrement et durablement les ressources.

Pour cela, l’association mobilise les citoyen·ne·s, les professionnel·le·s, les institutions publiques , les élu·e·s politiques, les prescripteurs·trices d’opinion (presse,…), le monde de la recherche et les accompagne dans des initiatives innovantes dans les domaines de la végétalisation et de l’accueil de la biodiversité urbaines.

Concrètement, l’association agit sur :

Le développement de la connaissance sur le terrain, en favorisant le dialogue, les collaborations et les dynamiques transversales entre les différent·e·s acteurs·trices

La sensibilisation et le développement des connaissances par des outils d’information, des campagnes, des formations, des ateliers, des conférences, des séminaires.

L’accompagnement d’initiatives locales

Le soutien au développement de projets exemplaires/ innovants répondant aux enjeux actuels et à venir de la nature en ville et aux réalités des acteurs·trices.

Le conseil des acteurs·trices politiques/publics pour contribuer à des politiques systémiques et ambitieuses en matière de nature en ville.

PRÉSENTATION DES PROJETS

Depuis plusieurs années, l’association soutient les professionnel·le·s bruxelloi·se·s dans leurs actions de gestion écologique et leurs obligations de réduction des pesticides dans les espaces publics. Ce travail s’effectue principalement dans le cadre de la Cellule d’appui « Gestion écologique » (subvention de Bruxelles Environnement) et de la « Nature Academy » (marché public pour le compte de Bruxelles Environnement). Ce sont chaque année plus de 60 formations ou colloques qui sont organi sés par l’ASBL.

Le poste d’assistant·e administratif·ve et comptable occupe une place centrale au sein ces deux projets-là et de la structure elle-même.

MISSIONS :

Dans le cadre de la Nature Academy : gestion du secrétariat et de la communication

En collaboration avec les responsables des formations et le responsable du projet :

Suivi des inscriptions et des activités des inscrit·e·s via la plateforme Moodle
Gestion et mise à jour du contenu de la plateforme Moodle : créations et mises à jour de pages, créations d’exports…
Suivi quotidien des emails et des appels téléphoniques des participants aux formations et séminaires
Organisation du planning de formations et réservations des salles
Préparation des documents utiles au suivi des formations et des parcours
Création de publication de présentation du programme de formation via Canva ou inDesign
Mise en œuvre de la campagne d’information vers les différents publics cibles

Gestion administrative à la vie de l’ASBL

1e ligne des appels téléphoniques 
Gestion du matériel de bureau (inventaire, commande, …)
Courses ponctuelles (colis, catering, …) et commande de prestations (catering,…)
Constitution et gestion des listings de contacts de l’ASBL dans le respect du RGPD
Mise en forme de document : listing de participants, farde de documentation, rapports d’activités…
Rédaction de PV de réunions
Gestion du centre documentaire : encodage, classements, suivi, …

Soutien administratif

Suivi des pièces comptables
Soutien au reporting financier et d’activités
Photocopies et encodage ponctuels

Réseaux sociaux et média

Mise en forme de mailing (mailchimp)
Chargé de la publication et du suivi sur Facebook, Instagram et Linkedin en accord avec les gestionnaires de l’ASBL
Création de visuel sur Canva et inDesign
Suivi des réactions et des messages sur les réseaux sociaux

Soutien aux collaborateurs de l’équipe

Suivi administratif des réservations aux actions d’éducation à l’environnement
Soutien aux projets de l’équipe (mise en page de dossiers, soutien admini stratif) 
Soutien aux événements (accueil, suivi du catering,…)
Participation ponctuelle aux activités de sensibilisation vers le grand public de l’asbl (stands, ateliers,…)

PROFILS

Formations & expériences

Diplôme : CESS + expérience pertinente ou baccalauréat en secrétariat ou comptabilité
2 ans d’expérience dans une fonction similaire 
Permis B 

Savoir-faire

Une bonne connaissance de la gestion via la plateforme Moodle est un atout ou intérêt pour se former à ces outils

Bonne orthographe et syntaxe

Capacité à dialoguer en néerlandais

Très bonne connaissance des outils Word, Outook et Excel

Bonne connaissance de Adobe inDesign ou de Canva ou intérêt pour se former à ces outils

Connaissances d’outils de publication web (Wordpress, MailChimp, …) ou intérêt pour se former à ces outils

Bonnes connaissances des réseaux sociaux et des pratiques de communication sur ces outils

Connaissance du RGPD

Savoir-être

Rigoureux·se
Capacité à suivre le bon déroulé des procédures 
Proactivité / capacité d’adaptation et de trouver des solutions
Conta ct facile / aisance relationnelle / sens du service
Polyvalent et capacité à faire face à des charges de travail variables
Sensibilité aux valeurs et thématiques de l’association 
Disponible dès que possible

NOUS OFFRONS :

CDI  4/5 ou 1 ETP

Selon les salaires de la CP 329.02 barème 4.2.

Ordinateur et GSM de fonction

1 jour de télétravail/semaine

Dans une équipe dynamique de 6 personnes et au sein d’une structure porteuse de sens en plein développement

Cadre de travail agréable – Bureau au sein de Transforma (Av enue Jules Bordet, 13 à 1140 Bruxelles)

Prestations ponctuelles à horaires décalés (soirées et week-ends)

INTÉRESSÉ·E ? :

Envoyez-nous votre CV ainsi que votre lettre de motivation en format pdf [NOM_CV_Assist_admin.pdf] et [NOM_Lettre_ Assist_admin.pdf] à rh@apisbruocsella.be pour le vendredi 20/05/2024 au plus tard
Les entretiens d’embauche se dérouleront lors de la semaine du 27/05/2024.